Wat is het voordeel van room management?

Wanneer je meerdere vergaderruimtes heb binnen je bedrijf dan wil je natuurlijk ook goed kunnen bijhouden welke kamers er allemaal in gebruik zijn en tot hoelaat. Zo kun je namelijk de ruimte voor jouw gebruik inplannen. Wanneer je in iedere kamer moet kijken of deze bezet is ben je wel een tijdje bezig en bovendien kun je dan ook de mensen storen die aan het vergaderen zijn. Hier kun je dan room management voor gebruiken. Dit is een handig stukje software waar je precies in kunt zien wanneer iemand in de ruimte zit en hoe lang ze er nog in zullen zitten. Dit kun je ook gemakkelijk laten integreren. Vaak zie je ook dat het bedrijf waar je dit dan bij koopt die voor je doet. Zij zullen dit dan laten werken met het systeem waar je nu mee werkt. Het zal ook weinig impact hebben op de ICT die je nu binnen het bedrijf hebt.

De mensen zelf laten inplannen

Het voordeel is ook dat iedereen zelf kan inplannen wanneer ze een ruimte nodig hebben. Room management werkt namelijk ook met Outlook. Zo kunnen de gebruikers dus gemakkelijk op hun mobiel via Outlook dus een ruimte reserveren. Natuurlijk is het niet de bedoeling dat hier misbruik van wordt gemaakt dus moet je alleen toestemming geven aan de mensen die hier recht op hebben.

Uitproberen

Vaak is het ook mogelijk om room management een maand uit te proberen. Dit is natuurlijk om te kijken of het wel bevalt binnen jouw bedrijf en of er wel gebruik van wordt gemaakt. Als het namelijk niet is wat je had verwacht zit je er niet aan vast. Dit is heel erg fijn en geen je ook bewegingsruimte. Niemand wilt namelijk ergens aan vast zitten waarvan ze nog niet zeker weten of het wel geschikt is voor hen.