Voorkom onnodige stagnaties in werkprocessen met een DMS systeem

Vaak genoeg ontstaan er stagnaties op de werkvloer. Soms komt dit door een administratieve fout waardoor complete processen stil komen te liggen. Werk druk bij de administratief afdeling is hoog en de kans op kleine foutjes wordt groter. Het is vaak erg tijdrovend en lastig om te achterhalen wat er nou precies fout gaat. Meestal resulteert het in een werkdag waarin weinig tot niks kan worden uitgevoerd tot dat het proces weer op gang komt. Een methode om dit probleem snel op te lossen, is doormiddel van een DMS systeem.

Wat is een DMS systeem.

Een DMS systeem zorgt er simpelweg voor dat er administratieve fouten worden voorkomen. Het is eigenlijk een digitaal administratie programma waardoor het openbaar en in de cloud staat. Iedereen met voldoende rechten kan er in (dus ook wanneer je niet op kantoor aanwezig bent). Niet alleen buiten werktijd kun je in het systeem maar ook wanneer je beschikt over verschillende filialen kan je sneller schakelen. Naast dat iedereen erbij kan, is er ook een centraal punt. Er wordt dus voorkomen dat alle notities gedaan worden op een blad papier die na de meeting vaak verdwijnt of ergens wordt weggelegd om vervolgens nooit meer te controleren. Met een DMS systeem voorkom je deze papieren documentatie en kun je zelfs instellen wanneer sommige handelingen worden uitgevoerd. Zo kunnen verschillende mensen een melding krijgen wanneer een taak is afgerond zodat zij op de hoogte te zijn en eventueel verder kunnen.

Ook bestandsoverdracht is heel eenvoudig te regelen via een DMS systeem. Er wordt niet meer via de post of via een extern mailprogramma gemaild. Veel overzichtelijker is het om via een druk op de knop in het systeem een bestand te versturen of aan te geven waar dit bestand staat. Zo kan iedereen er ten alle tijden bij.

Voordelen van een DMS systeem:

Elk DMS systeem bevat een zoekfunctie waardoor je snel en gericht op zoek kan gaan naar bepaalde documenten. Vergelijk het met de zoekmachine Google, maar dan intern voor de documenten binnen jouw bedrijf.

• Verschillende toegangsniveau ’s

In elke map of bestand kan er worden aangegeven wie dit document mag zien. Zo kun je bijvoorbeeld de financiele cijfers alleen aan jezelf toekennen en de financiële administratie. Maar ook zaken waarmee je niets te maken wil hebben kun je toegang toe verschaffen voor verantwoordelijke.

Het systeem kan ook bijhouden welke handelingen zijn verricht. Dit is zeker handig bij bedrijven die uren verkopen in plaats van producten of diensten. Zo kan er altijd naar de klant toe verantwoord worden wie wat gedaan heeft in welk tijdsbestek.

Kortom; er zijn genoeg voordelen te benoemen om een DMS systeem aan te schaffen. Natuurlijk kun je deze systemen ook ‘zelf maken’ maar dat kost veel tijd en moeite. Tegenwoordig zijn er goede systemen die eigenlijk voor de meeste bedrijven voldoende kunnen.