De mogelijkheden van een virtuele receptie binnen jouw bedrijf

Wil je de receptiemedewerker vervangen? Dan wordt vaak naar de virtuele receptie verwezen. Dit is echter een misvatting die lang niet altijd opgaat. Voor veel bedrijven is de virtuele receptie oplossing van Reflex Online juist een aanvulling op alles wat de receptiemedewerker voor je doet. Niemand zit de hele dag achter de balie. Er zijn ook andere taken zoals pakketjes aannemen, bezoekers aannemen en normaal lunchen, die gedaan moeten worden. Als de receptie even niet bemand is, dan is het fijn dat de virtuele receptie voor een warm welkom kan heten. Daarom zie je dit ook steeds vaker.

Wat zijn de voordelen van een virtuele receptie?

Wanneer we kijken naar de virtuele receptie van deze aanbieder, dan is dat een efficiënte methode om bezoekers aan te melden. Ook is het een goede manier om medewerkers te laten weten dat de gasten zijn gearriveerd. Daar haal je dan weer allerlei voordelen uit. In de eerste plaats is de uitstraling en ontvangst heel professioneel. Daarnaast is het een manier om een duidelijk overzicht van alle aanwezigen in het gebouw te hebben. Het is ook een manier om de regels van het huis met betrekking tot hygiëne en veiligheid te laten weten. Het gebruik van het systeem is gemakkelijk voor zowel de beheerders als de bezoekers. Daarmee kan je ook de wachttijd voor iedereen verkorten. 

Werking van het systeem

Het is natuurlijk heel eenvoudig om met een virtuele receptie te werken. Bezoekers komen bij een aanmeldzuil. Daar kunnen ze zelf inchecken. Dat kan met een app op de smartphone, of met een tablet of pc die ter plaatse staat. Het is op maat mogelijk om te bepalen welke informatie gasten moeten opgeven. Dit kan je zelf helemaal instellen naar wens. Denk aan naam, bedrijfsnaam en contactgegevens. Je kan ook een meer geavanceerde optie kiezen. Dan kan je bijvoorbeeld ook de reden van het bezoek laten opgeven. Verder kan je instellen dat de bezoeker op de hoogte van de huisregels wordt gesteld. Zo zorg je voor een volledig overzicht en een warm welkom in één.

Een keer uitproberen

Wie nog niet bekend is met de virtuele receptie kan bijvoorbeeld eens wat casestudies doornemen. Er zijn al verschillende bedrijven die hiermee werken. Zowel onafhankelijk als samen met een receptiemedewerker. Ook kan je zelf ook nog eens een demo aanvragen om het allemaal uit te proberen. Zo weet je precies wat je mag verwachten als ondernemer.